24 Mrz Düsseldorf: Ein Umzug ohne LKW

Neues Konzept für die Parsevalstraße

Zwei Tage zu Hause, drei im Büro – so wollen viele von uns arbeiten, wenn die Pandemie endlich vorbei ist. In Düsseldorf stellte sich schon letztes Jahr die Frage, was die neue Flexibilität für die Büroräume an der Parsevalstraße bedeutet. Bisher hatten wir fast 4.400 qm angemietet, die sich auf den gesamten 1. Stock und einen kleineren Bereich im 2. Stock verteilten. Dort arbeiten gut 160 Kolleginnen und Kollegen, etwa 60 davon in Teilzeit.

Mit der Home Office-Regelung war absehbar, dass ein relevanter Anteil des Büros ungenutzt bleiben würde. Eine Verkleinerung war die logische Folgerung. Nicht zuletzt bedeutet das auch einen reduzierten Ressourcenverbrauch, konkret: Wir sparen Miete, Strom und CO2, weil weniger Fläche beheizt werden muss.

Dank guter Planung: Aus weniger wird mehr

Der Mietvertrag enthielt die Option, den 2. Stock zum Jahresende 2021 zurückzugeben. Aber vor der Kündigung musste klar sein, wie es weitergeht. Es gab zwar schon Kolleg:innen, die sich Schreibtische teilten, aber ein größer angelegtes Desk Sharing kannten wir bei NATURSTROM noch nicht. Deshalb wurde das „Projektlabor“ aus Düsseldorf engagiert, das viel Erfahrung mit solchen Konzepten einbringen konnte.

Rein rechnerisch hätten alle 160 Schreibtische in den 1. Stock gepasst – aber da musste doch mehr drin sein. Räume für Austausch und Kommunikation zum Beispiel oder mehr Flexibilität, damit Projektteams zusammensitzen können. Deshalb wurde ein Konzept für gemeinsam genutzte Arbeitsplätze entwickelt.

Bevor der oben beschriebene Spareffekt auf dem Konto sichtbar wird, dauert es allerdings noch. Erst einmal standen Investitionen in Umbaumaßnahmen, Ausstattung und Technik an. Das Zielbild:

• Die gleiche IT-Ausstattung an jedem Platz
• Elektrisch höhenverstellbare Tische für die individuelle Ergonomie
• Platz für Austausch durch Bau und Ausstattung zusätzlicher Besprechungsräume
• Spinde anstelle von Rollcontainern zur Aufbewahrung persönlicher Dinge
• Eine leicht verständliche App zur Buchung der Arbeitsplätze

Umbau und Umzug zum Jahreswechsel

Anfang Mai 2021 wurden alle Kolleginnen und Kollegen in einem Standortmeeting über die Planung informiert. Dann ging es direkt mit der Abstimmung des Grundrisses, dem Aufbau neuer Wände und der Auswahl neuer Möbel für die Besprechungsräume weiter. Neben dem organisatorischen Part fand ein regelmäßiger Austausch mit dem Betriebsrat und der MAV statt. Bei der Ermittlung des Stauraumbedarfs, der Sammlung von Fragen und Vorbereitung des internen Umzuges half die „AG Desk Sharing“ mit Vertreter:innen aller Teams.

Bis Weihnachten galt es dann, möglichst viel alten Ballast in Form von Papier abzuwerfen und die Umzugskartons zu packen. Handwerker gingen ein und aus, zwischen den Feiertagen wurden die Spinde angeliefert – ganz ohne LKW ging es also doch nicht. Die IT hatte alle Hände voll zu tun, die Arbeitsplätze abzubauen, die gesamte Verkabelung zu prüfen und nach dem internen „Tischerücken“ neu aufzubauen. Parallel wurde eine für uns passende App zur Platzbuchung ausgewählt und die technische Schnittstelle eingerichtet.

Jetzt kann’s losgehen

Mitte Februar 2022 waren die Vorbereitungen fürs Desk Sharing im Großen und Ganzen abgeschlossen. In einem Standortmeeting wurden die Funktion der Buchungs-App und neue der Leitfaden für das gemeinsame Arbeiten vorgestellt. Noch fehlen ein paar „Bausteine“, beispielsweise die Videokonferenztechnik in den neuen Besprechungsräumen. Aber nun wartet nun das alte neue Büro darauf, dass wir ab April schrittweise zurückkommen. Dann wird sich zeigen, was gut funktioniert und wo es noch Verbesserungsbedarf gibt – es bleibt also spannend.

An dieser Stelle nochmal ein großes, großes Dankeschön an alle Beteiligten!

Ansprechpartnerin ist Eeske Wykhoff.